展示会の内訳別の費用相場となるべく抑える方法を初心者向けに解説！

展示会への出展を検討している企業の担当者の方で、初回出展や予算策定段階にある方は、多くの不安を抱えているものです。

特に、展示会出展にかかる総費用がどの程度なのか見当がつかず、「出展料以外にどんな費用が発生するのか全く分からない」「ブース装飾や運営にかかる費用の相場が知りたいけれど、どこから情報を集めれば良いのか分からない」といった悩みをよく耳にします。

こうした状況は決して珍しいことではなく、多くの担当者が通る道でもあります。

この記事では、展示会出展に必要な費用の内訳と相場、そして費用を効率的に抑える実践的な方法について詳しく解説していきます。初めての出展でも安心して予算計画を立てられるよう、具体的な数字や事例を交えながらお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

展示会出展に必要な費用と相場

展示会出展にかかる費用は、主に3つの大きなカテゴリに分けられます。

まず出展料は、展示会主催者に支払う基本的な参加費用で、ブースの規模や立地によって大きく変動します。次にブース制作・装飾費用では、来場者の目を引く魅力的な空間を作るための設計から施工まで、幅広い費用が発生するでしょう。最後の人件費・運営費には、当日のスタッフ配置から事前準備、さらには宿泊費や交通費なども含まれてきます。

これらの費用項目を事前にしっかりと把握しておくことで、予算オーバーを防ぎ、効果的な出展計画を立てることができます。それでは、各費用項目について詳しく説明していきましょう。

出展料

出展料は展示会出展における最も基本的な費用であり、展示会主催者に支払う参加料金のことを指します。この費用は展示会の規模や知名度、ブースの場所や広さによって大きく変動するため、予算計画の出発点として正確に把握することが重要です。

出展料が決まる主な要因は以下の通りです。

• 展示会の規模と知名度：大規模な国際展示会ほど高額になる傾向
• ブースサイズ：1小間（3m×3m）単位で料金が設定されることが多い
• ブース位置：入口付近や通路沿いなど人通りの多いエリアは割増料金
• 業界・分野：BtoB向けの専門展示会は比較的高額に設定される場合が多い

具体的な相場としては、中規模の展示会で1小間あたり15万円～30万円程度、大規模な国際展示会では1小間あたり50万円～100万円以上になることも珍しくありません。例えば、東京ビッグサイトで開催される大型展示会の場合、基本的な1小間の出展料は30万円～80万円の範囲で設定されることが一般的でしょう。

展示会規模	1小間あたりの相場	特徴
小規模・地域展示会	5万円～15万円	地域密着型、参加しやすい価格設定
中規模・業界展示会	15万円～50万円	業界関係者が多数来場、専門性が高い
大規模・国際展示会	50万円～150万円	国内外から多数の来場者、高い集客力

注意すべきポイントとして、出展料には基本的なブース区画料金のみが含まれており、電気工事費や清掃費などの付帯サービス料金は別途請求されることがほとんどです。

また、早期申し込み割引や複数回出展割引を提供している展示会も多いため、コスト削減の観点からも事前の情報収集が大切になります。

ブース制作・装飾費用

ブース制作・装飾費用は、来場者に強い印象を与える魅力的な展示空間を作るための重要な投資です。この費用は出展料と並んで展示会予算の大きな部分を占めるため、事前にしっかりとした相場感を把握しておくことが欠かせません。

ブース制作・装飾費用の構成要素は、大きく分けて以下のような項目から成り立っています。

• 基本構造・パネル費用：ブースの骨組みや壁面パネルの設置
• 装飾・デザイン費用：グラフィックデザインやサイン製作
• 什器・家具レンタル費用：テーブル、椅子、ショーケースなど
• 電気・照明工事費：照明設備やコンセント増設工事
• 施工・撤去費用：設営から撤去までの作業費

相場としては、1小間あたり20万円～100万円程度と幅があり、デザインの複雑さや使用する材料によって大きく変動します。

シンプルなパネル展示であれば20万円～40万円で収まることもありますが、オリジナリティの高い造作ブースや特殊な演出を取り入れる場合は、1小間でも100万円を超えることも珍しくないでしょう。

ブースタイプ	1小間あたりの相場	特徴・内容
シンプル・パネル型	20万円～40万円	基本パネル＋グラフィック、什器レンタル
スタンダード型	40万円～80万円	カスタムデザイン、照明演出、特注什器
プレミアム・造作型	80万円～200万円	完全オリジナル設計、高級素材、特殊演出

コストを左右する主な要因として、ブースサイズの拡大、オリジナルデザインの採用、特殊素材や高級仕上げ、映像システムや音響設備の導入などが挙げられます。特に初回出展では、予想以上に装飾費用が膨らみやすいため、事前に複数の制作会社から見積もりを取得し、予算に合わせた最適なプランを選択することをおすすめします。

人件費・運営費

人件費・運営費は展示会出展において見落としがちですが、実際には総予算の20％～30％を占める重要な費用項目です。出展料やブース制作費に注目しがちですが、当日の運営を円滑に進めるためには、適切な人員配置と運営体制の構築が欠かせません。

人件費・運営費に含まれる主な項目は以下の通りです。

• スタッフ人件費：展示会当日のブース運営スタッフの給与・日当
• 交通費・宿泊費：遠方からの参加スタッフの移動・滞在費用
• 食事・手当：展示期間中のスタッフ食事代や諸手当
• 事前準備費用：研修費や資料作成などの準備にかかる人件費
• コンパニオン・通訳費用：専門スタッフを外部委託する場合の費用

具体的な相場として、1日あたりスタッフ1人につき1万円～3万円程度の人件費が発生します。例えば、3日間の展示会で4名のスタッフを配置する場合、人件費だけで12万円～36万円になるでしょう。

さらに遠方での開催となれば、宿泊費（1泊8,000円～15,000円）や交通費も加算されるため、総額で20万円～60万円程度を見込んでおく必要があります。

スタッフ配置規模	3日間の人件費相場	宿泊・交通費込み
小規模（2～3名）	6万円～27万円	15万円～45万円
中規模（4～6名）	12万円～54万円	30万円～85万円
大規模（7名以上）	21万円～90万円	50万円～150万円

特に注意したいポイントとして、展示会当日のスタッフ配置は余裕を持った人数を確保することです。来場者対応、商談、デモンストレーションなど複数の業務を同時に進行するため、最低でも常時2名以上のスタッフがブースにいる状態を維持できる体制を整えましょう。

展示会の費用を抑える方法

展示会の費用負担を軽減するためには、賢い選択と事前準備が欠かせません。

まず、オフィス家具レンタルサービスを活用することで、ブース装飾にかかる初期投資を大幅に削減できます。

次に、国や自治体が提供している補助金・助成金制度の活用も見逃せないポイントです。中小企業向けの展示会出展支援制度など、条件に合えば費用の一部をサポートしてもらえる可能性があります。

さらに、展示会主催者が設定している早期割引制度を利用すれば、出展料そのものを抑えることも可能です。計画的に申し込みを進めることで、予想以上の節約効果を実感できるでしょう。

それでは、これらの費用削減テクニックについて、具体的な活用方法を詳しく見ていきましょう。

オフィス家具レンタルサービスを利用する

オフィス家具レンタルサービスの利用は、展示会の費用を大幅に削減できる効果的な方法です。

購入と比較すると、レンタルサービスを活用することで初期投資を抑えながら、プロフェッショナルな展示空間を構築できます。特に年に数回程度の出展頻度であれば、購入よりもレンタルの方が圧倒的にコストパフォーマンスに優れているでしょう。

展示会用のオフィス家具レンタルでは、以下のようなアイテムが利用可能です。

• デスクやテーブル類：商談用テーブル、受付カウンター、展示台
• 椅子・ソファ類：来客用チェア、商談用ソファ、スタンディングチェア
• 収納用品：パンフレット立て、資料収納ボックス、ロッカー
• その他備品：パーテーション、照明器具、プレゼンテーション用機材

レンタル期間は通常3日〜1週間程度で設定でき、搬入・搬出作業も業者が代行してくれるため、運営スタッフの負担軽減にもつながります。また、故障やメンテナンスの心配がなく、毎回清潔で状態の良い家具を使用できる点も大きなメリットでしょう。

補助金・助成金を活用する

展示会の出展費用負担を大幅に軽減できる補助金・助成金の活用は、多くの企業が見落としがちな重要なコスト削減手段です。国や地方自治体、商工会議所などが提供する各種支援制度を上手に利用することで、出展費用の30％～50％程度をカバーできる場合もあります。

補助金・助成金を活用すべき理由として、展示会出展は企業の販路拡大や新規顧客獲得において極めて有効な手段である一方、初期投資が高額になりやすいことが挙げられます。特に中小企業にとって展示会出展は大きな負担となるため、国や自治体が積極的に支援制度を整備しているのです。

補助金申請時のポイントとして、多くの制度では事前申請が必須となっているため、展示会出展を決定したらすぐに利用可能な制度を確認することが大切です。申請から承認まで1～3か月程度かかることも珍しくないため、出展申し込みと同時に補助金申請の準備を始めることをおすすめします。

出展申し込み早期割引を利用する

出展申し込み早期割引を利用することは、展示会費用を大幅に削減できる最も確実で効果的な方法の一つです。

早期割引が適用される理由として、主催者側にとって事前の出展者確保は運営計画の安定化につながるため、積極的に割引制度を設けています。

また、早期に申し込みを済ませた出展者には、ブース位置の優先選択権や追加サービスの特典なども提供されることが多く、費用削減以外のメリットも期待できるでしょう。

早期割引制度の活用は、限られた予算でより大きな成果を上げたい企業にとって必須の戦略と言えるでしょう。展示会への出展を検討している場合は、まず各展示会の早期割引スケジュールを確認し、計画的な申し込みを心がけることをおすすめします。

まとめ

展示会出展の費用は、出展料・ブース制作費・人件費の3つが主な柱となり、規模や業界によって大きく変動しますが、中小企業の場合は総額100万円～300万円程度を見込んでおくと安心です。

費用を抑える方法として最も効果的なのは、オフィス家具レンタルサービスの活用でしょう。また、補助金・助成金制度を積極的に活用することで、出展費用の一部を賄うことが可能です。

さらに、早期申し込み割引を利用すれば出展料を10～20%削減できるため、計画的な準備が重要になります。

初回出展では、まず小規模なブースから始めて経験を積み重ねることをおすすめします。展示会は単なる費用ではなく、新規顧客獲得や認知度向上への投資と捉え、長期的な視点で取り組んでいきましょう。