オフィス移転で最初にやるべき 「オフィス家具の仕分け」完全ガイド

オフィス家具の仕分けで移転コストを抑え、やりたいオフィスを実現する！

① 「移転プロジェクト担当」になった方へ

突然、上司から「次の移転、総務として仕切ってほしい」と言われたとき、多くの担当者がまず考えるのは「どんなオフィスにしたいか」というビジョンです。新しいエントランスのデザインは？コンセプトカラーは？社員が出社したくなるような空間にするには？そうした未来への構想を膨らませることは、プロジェクトを推進する上でとても大切なことです。

しかし同時に、現状の把握も欠かせません。今のオフィスには何があるのか。どの家具・什器・備品が次のオフィスに持ち込めるのか。その棚卸しこそが、移転計画の「土台」になり、限られた予算の中でどこにどの程度投資できるかを大きく左右することになります。

移転プロジェクト始動時に考えるべき2つの軸

② オフィス移転で今あるオフィス家具は見落とされがち

移転プロジェクトが動き始めると、新オフィスの物件選定やレイアウト設計、工事の手配など、「新しいこと」に関するタスクが次々と発生します。その忙しさの中で、つい後回しになりがちなのが「今あるオフィス家具の扱い」です。

なぜオフィス家具は後回しになりがちなのか？

• 新オフィスの準備に意識が集中しやすい
• 「引っ越し業者や移転業者に頼めばいいや」と思われがち
• 廃棄するにしても「直前に考えれば大丈夫」と先送りされやすい
• 何が使えて何が使えないか、専門知識がないと判断しにくい

③ なぜ家具の仕分けが移転コスト削減の鍵なのか？

「オフィス移転のコストを抑えたい」と考えたとき、実は削減できる項目は限られています。内装工事費・電気・LAN工事・物件の家賃や保証金などは、ほぼ必要コストとして動かしにくいのが現実です。

移転費用でコスト削減ができるポイントは実は少ない

内装工事・電気工事・LAN工事といった固定費は、発注先の交渉余地はあるものの実現したいオフィスの質を下げなければ大幅な圧縮は難しい費用です。物件の賃料・敷金・礼金・保証金なども同様です。こうした費用を削りすぎると、実現したいオフィスの品質に影響が出るリスクもあります。

オフィス家具は「コスト削減が可能な項目」

一方で、オフィス家具は再利用・中古品活用・買取などによってコストを大幅に変動させられる、数少ない「コントロール可能な費用」です。場合によりオフィス家具の費用を1/3以下に抑えられる場合もあります。

• 既存の状態が良い家具はそのまま新オフィスに移設すれば購入費／廃棄費用ゼロ
• 不要な家具でも買取に出せば「費用」が「収入」に転換できる
• 修理や寄付など多様な活用法でさらにコストを削減する

近年のオフィス家具は性能がよく、耐久性もよく作られているため、メーカー指定の耐用年数を超えても長く利用できる場合がほとんどです。また、10年以内のオフィス家具は機能性にも問題なく、働く環境の質を落とさずにコストを削減できる可能性があります。

投資すべき項目に予算をまわすために

家具のコスト削減で浮いた予算は、「本当に投資したい場所」に集中させることができます。たとえば、エントランスの高級感ある内装、集中スペースのための防音設備、社員の生産性を高めるエルゴノミクスチェアの新調など、移転の目的に直結する部分に予算を投下できるのです。

「どこを削るか」ではなく「どこに投資するか」という発想で移転コストを考え直すためにも、家具の仕分けは最初のステップとして欠かせません。

④ オフィス家具の仕分け・完全ガイド

オフィス家具の仕分けは、「再利用」「買取」「廃棄」の3アクションに分類して行うことが基本です。それぞれのアクションのポイントを解説します。

仕分けケーススタディ（サンプル事例）

以下は、実際の移転シーンでよくある家具の仕分け判断の例です。

⑤ オフィス家具の仕分けを行うタイミングは？

オフィス家具の仕分けは、移転直前ではなく、できる限り早い段階から着手することが成功の鍵です。移転計画がなくとも、毎年定期的にチェックをしておくことで、いざ移転が必要になった時にスムーズに準備をすることができます。

移転の半年〜1年前から動くべき理由

• 新オフィスのレイアウト設計に反映できる（再利用する家具の寸法を設計に組み込める）
• 買取業者の選定・相見積もりに十分な時間をとれる
• 廃棄業者やカーボンオフセット手続きにも余裕が生まれる
• 移転直前の「バタバタ廃棄」を防ぎ、コスト超過を回避できる

⑥ 仕分けのあとの検討事項

実際の移転が完了したら、それぞれのアクション結果を記録・活用することが重要です。特に企業のコンプライアンスやSDGs対応の観点から、以下の4点を押さえておきましょう。

⑦ ワンストップ対応のプロに任せるメリット

家具の仕分けは「やろうと思えば自分たちでできる」と思われがちですが、実際に取り組んでみると多くの壁が立ちはだかります。専門業者へ依頼することで、それらの課題を一気に解消できます。

仕訳前後に必要な作業をまとめると、以下にまとめます。

• 現状のオフィス家具の把握／リスト化
• 再利用可／輸送可能の判断
• 買取可能の判断／おおその収入把握
• マテリアル買取の可否／収入把握
• 廃棄方法の検討／見積もり
• 寄付先の情報収集／交渉
• マニフェスト作成準備
• CO2削減の計画／カーボンオフセットの実行／報告

オフィス移転の費用削減につながるとはいえ、それなりの準備作業が求められます。そのため、これらをワンストップで実行してくれるプロに任せるのも有力な選択肢となります。

コーユーレンティアのワンストップサービス

私たちコーユーレンティアでは、上記のオフィス家具の仕分けからはじまり、買取、修理、マテリアル買取、カーボンオフセットの購入まですべてのプロセスをお任せいただくことができます。その他、オフィス移転に必要な、新オフィスのデザイン・レイアウト提案や内装工事、移転作業も実行可能です。そのため、オフィス家具の費用を軽減しながら、投資すべきところに投資する移転計画を策定することができます。

まとめ

オフィス移転を成功させるためには、新オフィスの構想と同時に「今ある家具の仕分け」を移転の早い段階から取り組むことが重要です。

• 移転コストを削減できる数少ない項目が「オフィス家具」
• 再利用・買取・廃棄の3アクションで、投資できる予算を最大化する
• 移転の半年〜1年前からプランニングをスタートさせる
• マニフェスト管理・カーボンオフセット・ESG報告書への活用もセットで考える
• 専門業者へのワンストップ依頼で、担当者の負担を最小限

本記事にて紹介したオフィス家具の仕訳ガイドを実践することで、今あるオフィス家具という資産をうまく活用しながら、必要なところに投資するオフィス移転を実現できます。コストの削減が、ひいては環境負荷の低減にもつながる非常に大切なアクションです。ぜひ定期的に実践してみてください。お困りの際は、コーユーレンティアまでお気軽にご相談ください。